Civil Registry
Civil Registry: this is the set of individual legal positions regarding persons in the family, in the State, and in the legal community. Since the beginnings of the modern State, the records of the civil registry have responded to the need to publicly document important facts about people’s status: birth, marriage, death, and citizenship. This documentation is therefore compiled by a public official, the civil registrar. Every municipality has a registry office. The civil registry records include statements made directly to the registrar and the transcription of records received from other public officials, as well as the recording of events subsequent to their initial registration in order to update publications created primarily with their registration and transcription.
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HISTORIC REGIMES
Already during the Renaissance, parish priests took care of the records regarding the inhabitants (the oldest record of baptisms in the Baptistery of Reggio Emilia dates back to 1430), but a comprehensive regulation of the matter was provided for the first time only in 1563 by the Council of Trent which, while reserving the Church pre-eminence in managing registrations, tacitly allowed the civil authorities some jurisdiction in the matter (for an inventory of parish registers, see these two publications: I libri parrocchiali della diocesi di Reggio Emilia (Parish books of the Diocese of Reggio Emilia), Bologna, 1973, and I libri parrocchiali della diocesi di Guastalla (Parish books of the Diocese of Guastalla), Bologna, 1976, by Gino Badini and Francesco Milani).
However, a decision by the Municipality of Reggio in 1548 sanctioned the obligation for parish priests to send a copy of their records to the municipalities responsible for the area, and a subsequent resolution in 1561 added the same recommendation for registers of deaths. These publications, for the municipality of Reggio, are kept in the Record Office as follows:
ARCHIVIO DEL COMUNE DI REGGIO, Stato civile
Vacchette dei battezzati in Reggio 1549-1807 (Con repertori dal 1689 al 1769; le vacchette dal 1784 al 1807 hanno ciascuna il proprio repertorio in fondo al registro. Le vacchette contengono le registrazioni dei battezzati nel Battistero della città). Vacchette dei morti in Reggio 1689-1736
NAPOLEONIC PERIOD
In France, the civil registry was taken away from the Church and handed over to Municipalities with the Law 20-25 September 1792 of the Revolutionary Government. The arrangement was also extended to Napoleonic Italy: the first registrations made to an ofizial pubblico, or public official, date back to 1797 and can be found in the Municipality of Reggio’s archive.
Even before the establishment of the Civil Registry Offices, Napoleon had ordered systematic censuses of the population. The Municipal Police Office, in its letter no. 1120 of 22 April, 1802, ordered priests to send lists of inhabitants in each parish of the city and district. The same order was given to the rectors of some holy places in Reggio and the rabbi of the Jewish Community. These “calculations of the population” are kept in the records of the Civil Registry Office (AC RE, Carte degli uffici subalterni e d'altri uffici dipendenti dal Comune dall'anno 1796 in poi, n. 15. Ufficio di Stato civile. 1797-1894 – AC RE, papers from subordinate offices and other related offices by the Municipality from the year 1796 onwards, no. 15. Civil Registry Office. 1797-1894).
In 1806, the position of Civil Registry Officer was instituted in municipalities (Napoleon Code, Title II and its implementing regulation of 27 March 1806), who were required to manage the registrations of the population. Separate registrations for births, deaths, marriages, and marriage banns were made in two copies, one of which was to be kept in the Municipal archive and the other was to be sent to the Registrar of the Court of First Instance together with any “...proxies and other papers which must remain together with the records of the civil registry”, that is, with any Appendices. In order to facilitate finding the records, alphabetical tables (indices) indicating the names of the persons referred to in the various records described in the registries were also established (Istruzioni del ministro della Giustizia e del ministro dell’Interno sul modo di formare le tavole alfabetiche dei registri dello stato civile – Instructions from the Ministry of Justice and the Ministry of the Interior on how to create the alphabetic tables of the civil registry).
Ever since then, parish records on their own would no longer be sufficient “...to serve as proof of the records and consequent effects to the detriment of children and families” (Circular 31 December 1808 by the Minister for Religion to the Prefect of the Department of Crostolo).| - bb. 411-412) | Registri dei nati nel comune. 38 voll. | 1797-1799 |
| - bb. 413, 416-418) | Registri dei nati nel distretto. 20 voll. | 1797-1799 |
| - b. 414) | Fedi in foglio delle nascite nel comune, 1 b. | 1797-1799 |
| - b. 415) | Fedi in foglio delle nascite nel distretto, 3 fascc. | 1797-1799 |
| - bb. 419-420) | Registri dei morti nel comune. 38 voll. | 1797-1799 |
| - b. 421) | Attestati delle morti nel comune. 2 fascc. | 1797-1799 |
| - bb. 422, 425-427) | Registri dei morti nel distretto. 16 voll. | 1797-1799 |
| - bb. 423-424) | Attestati delle morti nel distretto. 2 bb. di identico contenuto | 1797-1799 |
| - bb. 428-429) | Registri dei matrimoni nel comune. 40 voll. | 1797-1799 |
| (1 reg. di matrimoni segreti del 1798) | ||
| - b. 430) | Fedi di matrimonio. 1 b. | 1797-1799 |
| - b. 431) | Registri dei cittadini attivi. 11 voll. | 1798 |
| - b. 432) | Stato civile nella città e nelle ville. 1 b. | 1801 |
| - b. 432 bis ) | Computi della popolazione di Reggio per ordine di parrocchie. 1 b. | 1802 |
| Pubblicazioni e recapiti di matrimonio. 1 b. NON SI TROVA | 1802 |
Indici (riprodotti su DVD) 1806-1814 1) Nati morti matrimoni del cantone 1806-1811 (Bagno, Cadelbcsco Sopra, Sesso, Vezzano. Il reg. contiene nome, data, n. dell'atto). 1 bis) Nati città e campagna 1806-1811 (Reggio, Budrio, Fogliano, Rivalta, Cella. Il reg. contiene nome, data, n. dell'atto). 2) Nati città e campagna 1812-1814 (Il reg. contiene nome, data. n. dell'atto) 8 bis) Morti città e campagna 1806-1811 (Il reg. contiene nome, data, n. dell'atto) 9) Morti città e campagna 1812-1814 (Il reg. contiene nome,data, n. dell'atto) 15) Matrimoni città e campagna 1806-1811 (Il reg. contiene nome degli sposi, data, n. dell'atto) 16) Matrimoni città e campagna 1812-1814 (Il reg. contiene nomi, data, n. dell'atto) Registri 1806-1814 - Nati 1806-1814 (1 registro per anno) - Morti 1806-1814 (1 registro per anno) - Matrimoni 1807-1814 (1 registro per anno) - Nati nei comuni di Bagno, Cadelbosco Sopra, Vezzano 1811-1814 (1 registro) - Morti nei comuni di Cadelbosco Sopra, Cella, Fogliano, Rivalta, Vezzano,Bagno, Budrio 1806-1814 (2 registri) - Matrimoni nei comuni di Bagno, Budrio, Cadelbosco Sopra, Cella, Fogliano,Rivalta, Vezzano 1806-1814 (2 registri)
RESTORATION AND THE KINGDOM OF ITALY
The civil registry office was abolished by the House of Habsburg-Este in 1815 with the Governor of Reggio Regulation of 2 December 1814 to implement the royal despatch of 29 September 1814: “Art. 1. As of 1 January 1815, the current Registry Offices of births, deaths, and marriages in all the communities of the Province shall be abolished”. However, municipalities were still required to register births, deaths, and marriages in separate books, collecting the data from the reports that had to be sent monthly by priests of each municipality, the Baptistery prefect for the city of Reggio, and the rabbi or his representative to the Jewish community. A summary of the total population by sex (state of population) was to be included with these reports every six months. All these data had to be sent, every six months, by the mayor or the podestà to the governor. In fact, for the municipality of Reggio, whose ancient archive is held in the Record Office, there are reports and population data that make up for the lack of civil registers that were stopped in 1823 (when the new general registry of the population was implemented), whereas their related indices remained preserved.
In 1849, Francis V, with a sovereign chirograph of 7 November, restored the Civil Registry Offices in the municipalities. The law implementing this provision and other provisions regarding the civil registry by the new Code of 1851, is the regulation of the Interior Ministry of 8 January 1852. It stated that the records of the civil registry, together with their respective indices in alphabetical order by last name, were to be made in duplicate. Each year, one copy was filed “...in the archive of each municipality, the other in the archives of the Government”. That is, at the Provincial Delegation (now Prefecture). Any “Appendices” – documents ascertaining the records of births, deaths, and marriages – had to be submitted to the same delegation. Compiling civil registry records, including their indices, then resumed from 1852 up to this day; those concerning the municipality of Reggio Emilia were registered in the Record Office up until 1860, after which they have been kept at the city hall (comune.informa@municipio.re.it).
The Italian Civil Registry was established with R.D. no. 2602 of 15 November 1865 and the responsible office began its activities on 1 January of the following year. The mayor, as a government official, or his nominee, had the task of receiving statements with official data; filling out the relevant records in files related to citizenship, births, marriages, and deaths; and issuing civil registry certificates. The registers, drawn up in duplicate and previously endorsed by the President of the Court at the end of the calendar year, for which one copy was kept in the civil, municipal Record Office and the other sent to and kept with the Court Registry before being handed over to the Record Office of the relevant territory. In addition, for each “closed” record, an annual index was compiled in the last pages, and periodically, two copies of a ten-year index were made, so that one copy could be sent to the Royal Courts.
With regard to the records deposited at the Prefecture of Reggio, even those from 1852 to 1865, which should be found in the archive of the Provincial Delegation as per the regulation referred to above, they are stored together with any subsequent ones in the archive of the Court; the 1852-1865 records of the Guastalla district are instead properly stored in the archive of the homonymous Subprefecture; since 1866, they can be found in the Court archive along with those of municipalities in the Reggio Emilia area.
ARCHIVIO DEL COMUNE DI REGGIO EMILIA, Carte degli uffici subalterni e d'altri uffici dipendenti dal Comune dall'anno 1796 in poi, n. 15. Ufficio di Stato civile. 1797-1894
Indici (riprodotti su DVD tranne i nn. 5 e 6 perché copie incomplete del n. 8) 1815-1863 (Indici dei nati morti matrimoni degli anni 1852-1861 si trovano anche in Ufficio di Stato civile, nelle bb.nn.451-453; in Anagrafe, per i soli nati di città e campagna si trova la rubrica alfabetica degli anni 1840-1859: 6 regg. divisi per lettera dalla A alla Z). 3) Nati città 1815-1851 (Con aggiunta di nati nel contado ma battezzati a Reggio. Il reg. contiene nome. paternità, parrocchia,. n. dell'atto) 4) Nati campagna 1815-1833 (Il reg. contiene nome, paternità, n. dell'atto) 5) Nati campagna 1834-1851 (Il reg. contiene nome, paternità. data, parrocchia) 6) Nati morti matrimoni città e campagna 1852-1855 (Il reg. contiene nome, paternità; data, parrocchia) 7) Nati città e campagna 1852-1861 (Il reg. contiene nome, paterntà, data, n. dell'atto) 8) Nati città e campagna 1852-1865 (Il reg. contiene nome,anno, n. atto, paternità, data del decesso) 10) Morti città e campagna 1815-1818 (Il reg. contiene nome, paternità, parrocchia, n. dell'atto) 11) Morti città 1819-1851 (Il reg. contiene nome, paternità, parrocchia, n. dell'atto) 12) Morti campagna 1819-1851 (Il reg. contiene nome, paternità, parrocchia, n. dell'atto) 13) Morti città e campagna 1852-1861 (Il reg. contiene nome, paternità. data, n. dell'atto) 14) Morti città e campagna 1852-1861 (Il reg. contiene nome, paternità, data, n. dell'atto. Per le donne è indicato il cognome dei marito) 17) Matrimoni città e campagna 1815-1818 (Il reg. contiene nomi. parrocchia, n. dell'atto) 18) Matrimoni città 1820-1821 Matrimoni campagna 1819-1821 (Il reg. contiene nomi. parrocchia, n. dell'atto) 19) Matrimoni città 1819-1851 Matrimoni campagna 1822-1851 (Il reg. contiene nomi. parrocchia, n. dell'atto) 20) Matrimoni città e campagna 1852-1861 (Il reg.contiene nomi, anno, n. dell'atto) Registri 1815-1894 - Nati 1815-1823 - Morti 1815-1823 (Degli anni 1822 e 1823 si conservano gli atti della sola città di Reggio) - Matrimoni 1815-1823 - Israeliti: nati morti matrimoni 1815-1823 (Un solo registro) - Suppliscono alla mancanza dei registri i Rapporti mensili del prefetto del Battistero e dei parroci al Podestà relativi ai nati morti matrimoni in Reggio e nelle Ville del Comune (conservati nell'Ufficio di Anagrafe; cfr. oltre)
1815-1859 - Suppliscono alla mancanza dei registri i Rapporti mensili del rabbino al Podestà relativi ai nati morti matrimoni nella comunità israelitica di Reggia Emilia (conservati nell'Ufficio di Anagrafe; cfr. oltre)
1815-1843 - Nati 1852-1860 - Morti 1852-1860 - Matrimoni 1852-1860 - b. 433) Registro per tasse di copie d'atti. 1 vol. 1852-1863 Registri d'iscrizione dei coscritti. 15 voll. 1849-1861 (Mancano 8 regg.) - bb. 434-450) Corrispondenza d’ufficio (1 anno per busta) 1852-1874 - b. 451) Registri degli atti degli sposi e relativi indici. 10 voll. 1852-1861 - b. 452) Registri degli atti dei nati e relativi indici. 10 voll. 1852-1861 - b. 453) Registri degli atti dei defunti e relativi indici. 10 voll. 1852-1861 - bb. 454-456) Pubblicazioni di matrimonio. 14 fascc. 1866-1894 - bb. 457-459) Certificati di nascita. 19 fascc. 1866-1885 - bb. 460-464) Certificati di morte. 14 fascc. 1866-1881 - b. 465) Protocolli e indici dell'ufficio di Stato civile. 3 voll. 1852-1868
ARCHIVIO DELLA SOTTOPREFETTURA DI GUASTALLA, Atti di Stato civile dei comuni del circondario. 1852-1865
Stato civile dei comuni della provincia estense, poi circondario di Guastalla. I registri di Stato civile hanno ciascuno il proprio indice. Con il termine «Atti» si indicano gli Allegati di Stato civile. Questa serie presenta delle lacune.
1- 12) Nascite: Atti. 1852-1865. 12 bb.
13- 28) Nascite: Registri e indici. 1852-1865. 16 voll.
(Manca l’anno 1853).
29- 36) Matrimoni: Atti. 1852-1865. 8 bb.
37- 70) Matrimoni: Registri e indici. 1852-1865. 34 voll.
71- 82) Morti: Atti. 1852-1865. 12 bb.
83-103) Morti: Registri e indici. 1852-1865. 21 voll.
104-119) Cittadinanza. 1852-1865. 16 regg.
120-133) Nascite: Atti. 1852-1865. 14 bb.
134-147) Nascite: Registri e indici. 1852-1865. 14voll.
148-153) Matrimoni: Atti. 1852-1865. 6 bb.
(Manca l’anno 1861).
154-167) Matrimoni: Registri e indici. 1852-1865.14 voll.
(Sebbene nell’elenco di versamento siano riportati 28 regg., di fatto ne
sono presenti solo 14: uno per anno; la numerazione tuttavia tiene
conto di 28 volumi, ed è per questo che essa risulta discontinua).
182-198) Morti: Atti. 1852-1865. 17 bb.
199-212) Morti: Registri e indici. 1852-1865. 14 voll.
(Si veda la nota ai nn. 154-167).
213) Cittadinanza. 1865. 1 vol.
228-236) Nascite: Atti. 1852-1865. 9 bb.
237-263) Nascite: Registri e indici. 1852-1865. 27 voll.
264-268) Matrimoni: Atti. 1852-1865. 5 bb.
269-303) Matrimoni: Registri e indici. 1852-1865. 35 voll.
304-313) Morti: Atti. 1852-1865. 10 bb.
314-340) Morti: Registri e indici. 1852-1865. 27 voll.
341) Cittadinanza. 1861. 1 vol.
342-348) Nascite: Atti. 1852-1865. 7 bb.
349-362) Nascite: Registri e indici. 1852-1865. 14 voll.
363-366) Matrimoni: Atti. 1852-1865. 4 bb.
367-383) Matrimoni: Registri e indici. 1852-1865. 17 voll.
384-391) Morti: Atti. 1852-1865. 8 bb.
392-408) Morti: Registri e indici. 1852-1865. 17 voll.
¤ Reggiolo
409-414) Nascite: Atti. 1852-1865. 6 bb.
415-432) Nascite: Registri e indici. 1852-1865. 18 voll.
433-437) Matrimoni: Atti. 1852-1865. 5 bb.
438-469) Matrimoni: Registri e indici. 1852-1865. 32 voll.
470-476) Morti: Atti. 1852-1865. 7 bb.
477-495) Morti: Registri e indici. 1852-1865. 19 voll.
520-534) Cittadinanza: Registri e indici. 1852-1865. 15 voll.
(La numerazione non è conseguente, perché i suddetti registri sono stati
erroneamente posti dall’ente produttore dopo i registri di Nascita di Luzzara).
¤ Luzzara
496-502) Nascite: Atti. 7 bb.
503-519) Nascite: Registri e indici. 1852-1865. 17 voll.
536-564) Matrimoni: Registri e indici. 1852-1865. 29 voll.
(Per il salto di numerazione, v. nota ai nn. 520-534).
565-570) Matrimoni: Atti. 1852-1865. 6 bb.
571-577) Morti: Atti. 1852-1865. 7 bb.
578-594) Morti: Registri e indici
595-608) Cittadinanza: Registri e indici. 1852-1865. 14 voll.
(Manca l’anno 1857).
¤ Poviglio
609-611) Nascite: Atti. 1852-1865. 3 bb.
612-617) Nascite: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
618-619) Matrimoni: Atti. 1860-1865. 2 bb.
620-625) Matrimoni: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
626-627) Morti: Atti. v 2 bb.
628-634) Morti: Registri e indici. 7 voll.
639) Cittadinanza. 1860-1865. 5 voll.
(Manca l’anno 1864).
¤ Boretto
640-641) Nascite: Atti. 1860-1865. 2 bb.
642-647) Nascite: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
648) Matrimoni: Atti. 1860-1865. 1 b.
649-655) Matrimoni: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
656-657) Morti: Atti. 2 bb.
658-663) Morti: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
¤ Fabbrico
664-665) Nascite: Atti. 1860-1865. 2 bb.
666-671) Nascite: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
672) Matrimoni: Atti. v 1 b.
673-678) Matrimoni: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
679) Morti: Atti. 1860-1865. 1 b.
680-685) Morti: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
686-687) Nascite: Atti. 1860-1865. 2 bb.
688-693) Nascite: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
694-695) Matrimoni: Atti. 1860-1865. 2 bb.
696-701) Matrimoni: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
702-703) Morti: Atti. 1860-1865. 2 bb.
704-709) Morti: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
710) Cittadinanza. 1865. 1 vol.
¤ Rio Saliceto
711-712) Nascite: Atti. 1860-1865. 2 bb.
713-718) Nascite: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
719) Matrimoni: Atti. v 1 b.
720-725) Matrimoni: Registri e indici. 6 voll.
726) Morti: Atti. 1860-1865. 1 b.
727-732) Morti: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
¤ Rolo
733-734) Nascite: Atti. 1860-1865. 2 bb.
735-740) Nascite: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
741) Matrimoni: Atti. 1860-1865. 1 b.
742-747) Matrimoni: Registri e indici. 6 voll.
748) Morti: Atti. 1860-1865. 1 b.
749-754) Morti: Registri e indici. 1860-1865. 6 voll.
TRIBUNALE DI REGGIO EMILIA, Stato civile. 1848-1945
Registri dei nati, morti, matrimoni dei comuni della provincia estense, del circondario, poi della provincia di Reggio Emilia, con indici decennali 1852-1945 • Lo Stato civile del comune di Reggio Emilia comprende i registri dei Nati e Morti fino al 1876 con Indici anno per anno, e solo i registri dei Matrimoni arrivano fino al 1945 con Indici decennali 1861-1945 N.B. L’intera serie è lacunosa e parzialmente in disordine; il materiale viene prelevato solo nel caso manchino i registri comunali. (materiale conservato nella sede distaccata, che va prenotato, secondo le norme al punto 5. del Regolamento di sala studio) Allegati di Stato civile del comune di Reggio Emilia 1852-1910 (Nati 1852-1862; morti 1854-1901; matrimoni 1852-1910). N.B. Questa serie è in disordine, pertanto non consultabile Allegati di Stato civile dei comunl della provincia di Reggio Emilia 1848-1932 N.B. Cfr. l'inventario analitico sul sito web istituzionale alla voce «Fondi archivistici – Giudiziari – Tribunale di Reggio Emilia, Allegati di stato civile»
