Orario di apertura: ore 8,00-15,00 da lunedì a venerdì. Chiusura domenicale e nei giorni festivi.

  1. Lo studioso, che abbia compiuto il 18° anno di età, per essere ammesso alla consultazione dei documenti è tenuto ogni anno, e ogni volta che intenda mutare lo scopo delle sue ricerche, a compilare domanda alla Direzione esibendo un valido documento d'identità, la cui fotocopia verrà allegata alla domanda stessa. E' in facoltà della Direzione concedere, revocare o sospendere le licenze di consultazione, nei termini previsti dal D.M. 13 giugno 1994 n. 495.

    Per ragioni di capienza e di sicurezza, non è possibile ammettere in sala più di 12 (dodici) persone contemporaneamente.

  2. Con l'ingresso in sala di studio, gli utenti devono compilare il registro delle presenze; devono depositare borse, cartelle ed altri contenitori presso l'incaricato alla vigilanza e, in ogni caso, possono tenere sul tavolo di consultazione solo gli strumenti strettamente inerenti al proprio lavoro, autorizzati dalla Direzione.

    Sono possibili controlli e ispezioni in entrata o in uscita. Sono attivi sistemi di videosorveglianza.

  3. La consultazione dei documenti per fini di studio è libera e gratuita, a eccezione di quelli dichiarati di carattere riservato, e di quelli contenenti dati sensibili, per i quali lo studioso deve inoltrare domanda in carta semplice alla Direzione dell'Archivio, per le relative autorizzazioni ministeriali.

    Per la consultazione di documenti a fini amministrativi e comunque non di studio, gli interessati devono presentare domanda alla Direzione dell'Archivio in carta semplice per la richiesta di visione dei documenti; qualora di questi si richiedano copia o estratto autenticati, la relativa domanda deve essere redatta in carta bollata e corredata dalle marche da bollo da apporre sulla copia o sull'estratto. 

  4. Lo studioso che utilizza materiale dell'Archivio si impegna a consegnare copia, secondo le indicazioni ministeriali, dell'eventuale pubblicazione, o una copia della tesi di laurea, per la quale può stabilire le condizioni d'uso.

    E' obbligatoria la citazione della fonte (ivi compresi gli strumenti di ricerca, quando se ne riporti il testo o una sua parte). Si ricorda che il rispetto del diritto d'autore è responsabilità dello studioso.

  5. Gli inventari e gli altri mezzi di corredo utili per la ricerca sono liberamente consultabili da parte degli studiosi.

    Chi accede alla sala di studio per la prima volta, e chiunque necessiti di consulenza scientifica, si rivolgerà al funzionario responsabile del servizio.

    Le richieste di materiale archivistico vanno effettuate, separatamente per ciascun pezzo, mediante l'apposito bollettino, per la cui esatta compilazione l'utenza è invitata a chiedere informazioni al personale di sala di studio. La richiesta diventa operativa dopo che è stata vistata dal funzionario responsabile del servizio.

    Fatte salve ricerche di particolare difficoltà e durata, e situazioni di assenza di personale, il prelievo di materiale archivistico si effettua ogni giorno alle ore 9.15 e 11.15 per un totale di n. 2 (due) pezzi per prelievo. Il materiale richiesto oltre le ore 11.15 rientrerà nel prelievo delle ore 9.15 del giorno seguente.

    Il materiale della sede distaccata viene distribuito, per chi ne abbia fatto preventivamente richiesta, il primo giorno lavorativo di ciascun mese. La richiesta va presentata entro 6 giorni dalla fine del mese, onde consentire la presa e il trasporto del materiale (es. marzo di 31 gg.: ultimo giorno utile per le richieste del mese di aprile è il 26 marzo). Per motivi di organizzazione del servizio, possono applicarsi termini diversi nei mesi estivi e in coincidenza delle festività pasquali e natalizie. Tali termini difformi verranno tempestivamente comunicati anche tramite sito web. I primi 2 pezzi richiesti (o pezzi in numero proporzionale a quanto in giacenza nell’armadio) verranno resi disponibili il primo giorno lavorativo del mese successivo alla richiesta e distribuiti, senza vincolo di orario, con priorità rispetto al materiale della sede centrale. I pezzi successivi, sempre distribuiti con priorità, rientrano nelle normali fasce di distribuzione e nel normale conteggio di giacenza. Il materiale rimarrà a disposizione dell’utenza fino alla data della presa successiva. Qualora l’utente non ne abbia terminato la consultazione può chiedere di prolungare la giacenza; qualora non venga consultato verrà ricollocato e non immediatamente ripreso.   

    E' possibile la prenotazione telefonica del materiale solamente nei casi di necessità e urgenza.

    E' consentita la consultazione di un solo pezzo per volta.

    L'autorizzazione alla consultazione è strettamente personale.

    Tali norme vanno osservate salvo motivati casi di necessità e di urgenza, valutati dal funzionario responsabile del servizio. In modo particolare, la possibilità di ottenere in altro modo (es.: in unica soluzione) i quattro pezzi che si possono richiedere nel corso di una seduta, è da ritenersi eccezionale.

  6. Gli utenti della sala di studio possono consultare, compilando la richiesta sugli appositi moduli e per non più di 2 pezzi per prelievo, il materiale della Biblioteca interna d'Istituto necessario alle loro ricerche, fatta salva in qualunque momento la priorità di utilizzazione dei volumi per motivi di ufficio.

    Il prelievo del materiale librario si effettua con le stesse modalità di quello archivistico, indicate al punto 5 del presente regolamento.

    Le tesi di laurea e di dottorato possono essere consultate dopo 5 anni, salva diversa indicazione dell'autore.

    Norme più dettagliate sul materiale librario sono contenute nel regolamento della Biblioteca.

  7. E' proibito agli studiosi accedere ai locali di deposito, spostare dal proprio tavolo di lavoro il materiale ottenuto in consultazione, turbare il silenzio necessario allo studio, usare telefoni cellulari.

    E' proibito fare qualsiasi segno, anche a matita, sui documenti, sui mezzi di corredo e sui libri, scrivere appoggiando il foglio sul predetto materiale, maneggiarlo con poca cura, arrecare ad esso qualsiasi danno, fare calchi o lucidi senza il permesso della Direzione.

    E' proibito alterare l'ordine dei documenti, anche quando lo si ritenesse errato; qualora si ravvisi un presunto disordine, e nel caso di qualsiasi dubbio, si avverta il funzionario responsabile del servizio.

    E' vietato inserire all'interno del materiale segnalibri non idonei, e ogni segno va comunque rimosso dopo la consultazione o la riproduzione del materiale.

    I pezzi archivistici avuti in consultazione, e allo stesso modo i libri, dovranno essere restituiti giornalmente all'incaricato della vigilanza, ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati, e completamente ricondizionati. Qualora lo studioso esca temporaneamente dalla sala di studio, è tenuto a chiudere i fascicoli in consultazione e a riporli nel loro contenitore.

    Qualora il materiale venga consultato anche nei giorni seguenti, verrà riposto, per non più di n. 4 pezzi per utente (n. 2 pezzi di materiale archivistico e n. 2 di quello bibliografico), nell'apposito armadio, dove rimarrà a disposizione per non più di 2 (due) settimane. Deroghe al comma precedente possono essere consentite per particolari motivi di ricerca, qualora le esigenze del servizio lo permettano.

    La Direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione lo sconsigli.

    Gli studiosi sono tenuti a osservare le procedure di controllo del materiale archivistico stabilite dalla Direzione.

    Ai trasgressori può essere ritirato, temporaneamente o per sempre, il permesso di frequentare le sale di studio degli Archivi di Stato.

  8. E' consentita la riproduzione di materiale archivistico e librario solo mediante l'uso della macchina fotografica. E' proibito l'uso di fotocopiatrici o scanner portatili.

    L'esecuzione delle fotografie avverrà con mezzi propri, a pagamento secondo il tariffario vigente, previa richiesta di concessione d'uso per fini di studio, pubblicazione o altro, alla Direzione. La richiesta verrà compilata usando l'apposito modulo a disposizione in Sala studio.

    L'esecuzione delle fotoriproduzioni è consentita all'interno del locale della sala di studio senza uso di cavalletto, flash e parco lampade, o negli appositi spazi stabiliti dalla Direzione.

    L'utente si può avvalere di un fotografo di fiducia, previa autorizzazione.

    La concessione d'uso dei pezzi richiesti per l'esecuzione di fotografie con mezzi propri è valida fino al momento in cui lo studioso riconsegna i medesimi.

    L'Archivio di Stato di Reggio Emilia si riserva di chiedere una copia delle riproduzioni di documenti.

    Qualora l'utente intenda utilizzare su pubblicazioni immagini riprodotte del materiale archivistico, è tenuto a presentare domanda di concessione, munita di bollo per uso amministrativo, alla Direzione dell'Archivio, secondo modalità da richiedere al funzionario responsabile del servizio di sala di studio. La concessione verrà rilasciata in bollo. Sono esenti dal pagamento del bollo le “amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, loro consorzi e associazioni, nonché comunità montane” (art. 16 all. B D.P.R. 26/10/1972 n. 642) e le “organizzazioni ONLUS” (art. 18 D.P.R. 26/10/1972 n. 641). A questi enti anche l’autorizzazione verrà rilasciata priva di bollo.

    Non è consentito riprodurre integralmente libri e articoli moderni, ad eccezione di quelli pubblicati su quotidiani.

    Le tesi di laurea e di dottorato possono essere riprodotte solo se la richiesta è accompagnata dall'autorizzazione scritta dell'autore, con firma regolarmente autenticata.

  9. Gli utenti dell'Archivio per motivi non di studio sono tenuti al rispetto delle disposizioni del presente regolamento in quanto applicabili.

    Per quanto non precisato in esso, si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato ( R.D. 1163/1911, D.P.R. 1409/1963, D.P.R. 854/1975, D.L. 490/1999, D.P.R. 441/2000, D.L. 42/2004, D.L. 146/2006).


Ultimo aggiornamento: 1 settembre 2016.